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¿Cómo creo mi cuenta en DoctorEscribe?

Visita app.doctorescribe.com/register e ingresa tu nombre, correo electrónico y contraseña. Tu cuenta quedará en estado pendiente hasta que un administrador la apruebe y te asigne un rol (doctor, jefe de área o personal administrativo). Una vez aprobada, recibirás acceso completo a la plataforma.

¿Cómo es el proceso de incorporación (onboarding)?

Al iniciar sesión por primera vez, el asistente de configuración te guiará en 5 pasos: (1) Bienvenida y selección de rol, (2) Selección de capacidades clínicas (consulta, diagnóstico/receta, resultados diferidos, laboratorio), (3) Información profesional (especialidad, país, cédula), (4) Datos de la clínica, y (5) Confirmación. Este proceso configura tu entorno de trabajo de acuerdo a tu práctica.

¿Cómo realizo mi primera grabación?

Desde el panel principal, haz clic en "Nueva consulta", selecciona o busca al paciente, elige una plantilla clínica y presiona el ícono del micrófono. Al finalizar, DoctorEscribe transcribirá automáticamente el audio con terminología médica en español y generará el expediente clínico estructurado según la plantilla seleccionada.

¿Qué roles existen en DoctorEscribe?

La plataforma cuenta con cuatro roles principales:

• Administrador: acceso completo al sistema; gestiona usuarios, clínicas, plantillas globales, permisos cruzados y auditorías.
• Doctor: gestiona sus pacientes, sesiones clínicas, plantillas personales y puede solicitar visibilidad cruzada con otros doctores.
• Jefe de área (Head Doctor): todos los permisos de doctor, más la capacidad de administrar y asignar personal dentro de su clínica.
• Personal administrativo (Staff): acceso de lectura a los pacientes y sesiones de los doctores a los que está asignado. Ideal para asistentes y recepcionistas.

¿Qué puede hacer un doctor en la plataforma?

Un doctor puede: crear y gestionar pacientes, grabar y transcribir consultas, generar expedientes clínicos con IA, crear plantillas personales, clonar plantillas globales, gestionar su agenda de citas, realizar teleconsultas, enviar reportes por correo, acceder al portal de pacientes con códigos de invitación, solicitar visibilidad cruzada con otros doctores, y otorgar acceso a su personal administrativo.

¿Qué permisos adicionales tiene el jefe de área?

Además de todas las funciones de doctor, el jefe de área puede: ver y gestionar todo el personal de su clínica, asignar y desasignar personal a doctores específicos, y supervisar la actividad del equipo. Esto permite una gestión eficiente sin necesidad de depender del administrador para cambios operativos diarios.

¿Qué puede ver el personal administrativo?

El personal administrativo ve únicamente los datos de los doctores a los que está vinculado. Un asistente puede estar asignado a múltiples doctores simultáneamente. Su acceso incluye: lista de pacientes, sesiones clínicas y agenda, según los permisos otorgados. No puede crear plantillas, sesiones ni modificar expedientes.

¿Cómo funciona la visibilidad cruzada entre doctores?

Un doctor puede solicitar acceso a las sesiones de otro doctor (por ejemplo, para interconsultas). Esta solicitud queda en estado pendiente hasta que un administrador la apruebe. Una vez activa, el doctor solicitante podrá ver las sesiones del doctor otorgante. Cualquiera de las partes o el administrador puede revocar el acceso en cualquier momento. Cada acción queda registrada en la bitácora de auditoría.

¿Cómo se asigna personal a un doctor?

Un administrador o jefe de área puede asignar personal desde la sección "Mi personal" o el panel de administración. El personal puede vincularse a uno o varios doctores al mismo tiempo. Al asignarse, automáticamente obtiene acceso a los pacientes y sesiones del doctor según el alcance configurado (solo pacientes, o pacientes y sesiones).

¿Cómo uso las plantillas clínicas?

Ve a la sección "Plantillas" en el menú lateral. Puedes elegir de nuestra biblioteca prediseñada por especialidad o crear la tuya desde cero. Al iniciar una consulta, selecciona la plantilla deseada y la IA organizará la transcripción siguiendo esa estructura automáticamente.

¿Qué tipos de secciones puedo incluir en una plantilla?

Las plantillas soportan 8 tipos de sección:

• Grabación (recording): secciones de audio que se transcriben automáticamente a texto editable.
• Texto libre (free_text): campos de entrada manual para notas clínicas.
• Lista de verificación (checklist): ítems predefinidos con casillas de verificación.
• Metadatos automáticos (metadata_auto): datos prellenados del expediente del paciente (solo lectura).
• Metadatos de entrada (metadata_input): campos personalizados (texto, número, fecha, selector, plantilla de oración).
• Árbol genealógico (pedigree): construcción visual de pedigrí genético con nomenclatura Bennett.
• Notas del doctor (doctor_notes): anotaciones internas que no aparecen en el reporte impreso.
• Imagen de sección (section_image): imágenes incrustadas que sí se incluyen en el reporte impreso.

¿Qué son las plantillas globales, de clínica y personales?

Globales: creadas por el administrador, disponibles para todos los doctores de la plataforma. De clínica: visibles solo para los doctores de una clínica específica. Personales: creadas por un doctor para uso propio; no son visibles para otros. Cualquier doctor puede clonar una plantilla global o de clínica para personalizarla como propia.

¿Puedo personalizar el diseño de impresión?

Sí. Cada plantilla cuenta con un editor WYSIWYG de diseño de impresión. Puedes configurar dos formatos: Exacto (replica tu membrete físico con logo, encabezado y datos de la clínica) y Limpio (formato simplificado para correo electrónico o digital). Además puedes ajustar tamaño de página (carta/A4), márgenes, familia y tamaño de tipografía, e insertar variables dinámicas como nombre del paciente, fecha y datos del doctor.

¿Qué son los campos de metadatos personalizados?

Son campos adicionales que puedes definir en cada plantilla para capturar datos específicos de la especialidad (por ejemplo, "Escala de Glasgow" o "Peso del paciente"). Soportan tipos texto, número, fecha, selector y plantilla de oración. Puedes configurarlos como obligatorios u opcionales, con llenado automático desde el expediente del paciente y persistencia para reutilizarlos en futuras consultas.

¿Qué tan precisa es la transcripción?

DoctorEscribe utiliza modelos de IA entrenados con terminología médica en español latinoamericano, alcanzando una precisión superior al 95% en condiciones normales de grabación. El sistema mejora continuamente a medida que aprende de tus correcciones, y las correcciones más frecuentes se promueven automáticamente al léxico médico del sistema.

¿En qué idiomas y dialectos funciona?

Actualmente soporta español en todas sus variantes latinoamericanas (México, Colombia, Argentina, Perú, Chile, entre otros) e inglés. Próximamente añadiremos soporte para portugués brasileño. El sistema detecta automáticamente el acento regional y ajusta su modelo de reconocimiento.

¿Puedo crear perfiles de voz personalizados?

Sí. En "Preferencias" → "Perfil de voz", con tan solo 2 minutos de audio de entrenamiento, el sistema calibra el reconocimiento a tu voz específica, mejorando significativamente la precisión en transcripciones futuras y la identificación automática del hablante (diarización doctor/paciente).

¿Qué es el resumen clínico con IA?

DoctorEscribe puede generar automáticamente un resumen formal de las notas clínicas utilizando inteligencia artificial. El resumen reorganiza y reformula el texto transcrito en lenguaje médico formal. Siempre se muestra una advertencia antes de generarlo, el resultado es completamente editable y el doctor conserva la responsabilidad final sobre el contenido.

¿Cómo funciona la diarización de hablantes?

El sistema identifica automáticamente quién habla en cada segmento del audio (doctor o paciente), separando los diálogos en la transcripción. Si has configurado tu perfil de voz, la identificación es aún más precisa. Esto permite organizar la transcripción según el emisor del mensaje.

¿Cómo registro un nuevo paciente?

Desde el panel principal o la sección "Pacientes", haz clic en "Nuevo paciente". Ingresa los datos demográficos, información médica (alergias, condiciones, medicamentos), datos del tutor (si aplica) y seguro médico. El sistema detecta automáticamente posibles duplicados y te alerta antes de crear un registro nuevo.

¿Qué sucede si hay pacientes duplicados?

DoctorEscribe cuenta con detección inteligente de duplicados al crear o buscar pacientes. Si se identifican registros similares, puedes fusionarlos en uno solo, consolidando toda la historia clínica, sesiones y citas en un único expediente sin perder información.

¿Puedo transferir pacientes entre doctores?

Sí. Mediante solicitudes de transferencia, un doctor puede compartir o transferir registros de pacientes a otro doctor. El proceso incluye detección de duplicados, opción de fusión, copia de sesiones y transcripciones, y un registro completo de auditoría. El administrador supervisa y aprueba las transferencias.

¿Existe un portal para que los pacientes accedan a sus datos?

Sí. Los doctores pueden generar códigos de invitación para que sus pacientes se registren en el portal del paciente. Desde ahí, los pacientes pueden consultar sus sesiones (con filtros de visibilidad configurados por el administrador), ver resultados de laboratorio, revisar su historial de citas y gestionar con qué doctores comparten sus datos.

¿Cuál es el flujo de una sesión clínica?

Una sesión sigue el ciclo: Borrador → Listo para revisión → Finalizado → Archivado. Durante el borrador puedes grabar, transcribir y editar libremente. Al finalizar (imprimir o enviar), la sesión se bloquea para preservar su integridad. Si necesitas hacer cambios posteriores, puedes abrir una enmienda formal con registro de auditoría.

¿Qué tipos de sesión existen?

DoctorEscribe soporta varios tipos: Cita programada, Paciente sin cita (walk-in), Seguimiento (vinculado a una sesión anterior), Teleconsulta (videollamada) y Casos sin paciente (para laboratorios de patología). Cada tipo adapta el flujo de trabajo según las necesidades clínicas.

¿Cómo funciona el sistema de enmiendas?

Después de finalizar una sesión, puedes abrir una enmienda formal que: toma una instantánea del estado actual, desbloquea el expediente para edición, registra cada cambio campo por campo (valor anterior y nuevo), identifica al actor y la fecha, y al cerrar la enmienda vuelve a bloquear la sesión. Las enmiendas se numeran secuencialmente y quedan permanentemente en la bitácora de auditoría para cumplimiento normativo.

¿Qué es el flujo de resultados diferidos?

Para consultas donde el diagnóstico depende de resultados de laboratorio o estudios pendientes, la sesión se marca como "Esperando resultados". Cuando los resultados están disponibles, se marca como "Resultados recibidos" y la sesión se reabre para que el doctor agregue el diagnóstico final. Una cola de resultados pendientes en el panel principal muestra las sesiones en espera con indicadores de urgencia.

¿Puedo enviar reportes al paciente por correo electrónico?

Sí. Puedes seleccionar qué secciones incluir, generar una vista previa y enviar el reporte directamente al correo del paciente con formato profesional que incluye membrete de la clínica, datos del doctor y firma. También puedes generar enlaces seguros con verificación de identidad (fecha de nacimiento) y expiración de 30 días para que el paciente acceda al reporte en línea.

¿Cómo configuro mi agenda y horarios de atención?

Desde el módulo "Calendario", configura tus días y horas de atención, la duración predeterminada de cada cita y los tiempos de descanso entre consultas. Puedes configurar horarios diferentes para cada día de la semana y bloquear fechas específicas.

¿Qué sucede si hay un conflicto de citas?

DoctorEscribe detecta automáticamente los conflictos de horario y te alerta antes de confirmar una cita. El sistema nunca sobreescribe una cita existente sin tu autorización. También puedes activar recordatorios automáticos por correo electrónico para reducir las ausencias de pacientes.

¿El personal administrativo puede gestionar la agenda de varios doctores?

Sí. El personal asignado a múltiples doctores puede ver y gestionar la agenda de cada uno desde un filtro en el calendario. Esto permite que un asistente coordine las citas de todo un equipo médico desde una sola cuenta.

¿Qué necesito para realizar una teleconsulta?

Solo necesitas una computadora o tableta con cámara web y micrófono, y una conexión a internet estable. No se requiere instalar ningún software adicional. El paciente recibe un enlace por correo electrónico y accede directamente desde su navegador sin necesidad de crear una cuenta.

¿Las teleconsultas quedan grabadas y transcritas?

Sí, con el consentimiento del paciente. Al inicio de la videollamada, el sistema solicita autorización de grabación al paciente. Una vez aceptada, DoctorEscribe graba, transcribe y genera el expediente clínico de la teleconsulta automáticamente. La sala de video se crea con autenticación segura y se limpia automáticamente al finalizar.

¿Cómo gestiono órdenes de laboratorio?

Desde el módulo de laboratorio puedes crear órdenes con tipo de estudio, paciente asociado y número de caso. Las órdenes siguen un flujo de borrador a completado. Puedes ingresar resultados con texto estructurado, adjuntar imágenes o PDFs, y guardar borradores antes de completar la orden.

¿Se pueden crear casos sin paciente (para laboratorios de patología)?

Sí. DoctorEscribe permite crear sesiones y órdenes sin vincular a un paciente específico, utilizando números de caso internos. Esto es útil para laboratorios de patología o imagenología donde los resultados se generan antes de vincularlos al expediente del paciente.

¿DoctorEscribe está alineado con HIPAA?

DoctorEscribe adopta los estándares de HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) como referencia de oro para la protección de datos de salud en Latinoamérica. Implementamos salvaguardas técnicas, administrativas y físicas equivalentes, incluyendo cifrado de extremo a extremo, control de acceso basado en roles, bitácoras de auditoría inmutables y políticas de mínimo privilegio. Consulta nuestra página de alineamiento con HIPAA para más detalles.

¿Cómo se protegen mis datos y los de mis pacientes?

Todos los datos se cifran en tránsito con TLS 1.3 y en reposo con AES-256 (estándar aprobado por el gobierno de EE. UU. para información clasificada). Las claves de cifrado se gestionan mediante un servicio KMS con rotación automática periódica. La infraestructura cuenta con certificaciones SOC 1/2/3, ISO 27001/27017/27018 y PCI DSS.

¿Qué sucede con las grabaciones de audio?

Las grabaciones se transmiten cifradas en tiempo real al servidor de transcripción. El audio se procesa en memoria dentro de un contenedor con GPU dedicada y no se almacena en el dispositivo del usuario ni en servidores intermedios. Solo se persiste si el usuario habilita explícitamente el archivado de audio. La transcripción resultante se almacena cifrada en la base de datos.

¿Existe una bitácora de auditoría?

Sí. DoctorEscribe registra de forma inmutable cada operación sobre datos de salud: quién accedió, qué operación realizó, cuándo (con zona horaria), desde qué IP y qué recurso fue afectado. Las bitácoras se conservan por un mínimo de 12 meses, están protegidas contra modificación no autorizada, y pueden exportarse en formato CSV para auditorías externas.

¿Cómo funciona el control de acceso basado en roles (RBAC)?

Cada usuario tiene un rol con permisos específicos (administrador, doctor, jefe de área, personal). Todos los endpoints de la API verifican el rol y los permisos del usuario antes de permitir cualquier operación. Se aplica el principio de mínimo privilegio: cada usuario solo accede a los datos estrictamente necesarios para su función. Las sesiones se cierran automáticamente tras un período configurable de inactividad.

¿Cómo se gestiona el consentimiento del paciente?

Es responsabilidad del doctor obtener el consentimiento libre, previo, informado y específico del paciente antes de grabar o procesar sus datos. El consentimiento recomendado debe incluir: descripción de la herramienta de IA, tipos de datos procesados, quién tendrá acceso, período de retención y derecho a revocar el consentimiento. Para menores de edad, se requiere el consentimiento del padre, madre o tutor legal según la legislación local.

¿Dónde se almacenan los datos?

Toda la infraestructura y los datos se alojan en servidores ubicados en Estados Unidos con proveedores certificados. Los datos PHI (información de salud protegida) se almacenan en un proyecto de infraestructura separado del componente de interfaz de usuario, con cifrado administrado por el cliente (CMEK). Los respaldos se realizan automáticamente de forma continua y cifrada en ubicaciones geográficamente distribuidas.

¿Qué sucede en caso de un incidente de seguridad?

Contamos con un equipo de respuesta a incidentes disponible 24/7 con procedimientos documentados: identificación, contención, erradicación, recuperación y análisis post-incidente. Si ocurre una brecha que afecta datos de salud, los usuarios afectados serán notificados dentro de las siguientes 72 horas. Todo incidente se analiza para implementar medidas preventivas.

¿Cómo reporto una vulnerabilidad de seguridad?

Envía un correo a soporte@doctorescribe.com con el asunto "Reporte de vulnerabilidad". Nuestro equipo responderá en un plazo máximo de 24 horas hábiles. Practicamos divulgación responsable y pedimos que cualquier vulnerabilidad sea reportada de forma privada antes de su divulgación pública.

¿Cómo gestiono usuarios y clínicas?

Desde el panel de administración puedes: aprobar o rechazar registros nuevos, asignar roles y clínicas a cada usuario, vincular personal a doctores (con soporte de multi-doctor), gestionar perfiles profesionales de doctores (especialidad, cédula, país), y crear/editar clínicas con logo, dirección y datos de contacto.

¿Qué son las solicitudes de cambio?

Cuando un doctor edita su perfil profesional, un jefe de área modifica datos de la clínica, o se solicita la activación de un miembro del personal, se genera una solicitud de cambio que el administrador debe revisar y aprobar. Al aprobarla, los cambios se aplican automáticamente. Esto mantiene un control centralizado sobre la información institucional.

¿Puedo controlar qué información ven los pacientes en sus reportes?

Sí. Desde "Visibilidad del paciente" en el panel de administración, puedes configurar campo por campo qué información es visible en el portal del paciente: datos del doctor, diagnóstico, prescripciones, metadatos personalizados y más. Esto permite cumplir con las políticas de información de tu institución.

¿Existe un panel de seguridad para el administrador?

Sí. El panel de seguridad muestra estadísticas de acceso, intentos de inicio de sesión exitosos y fallidos, seguimiento de IPs sospechosas, y un registro filtrable de eventos de seguridad por rango de fecha y resultado. Esto permite al administrador detectar patrones inusuales y responder proactivamente.

¿Cómo cambio o actualizo mi plan?

Ve a "Preferencias" y selecciona "Plan y facturación". Desde ahí puedes cambiar tu plan en cualquier momento. Si subes de plan, el cobro se prorratea al día. Si bajas de plan, el cambio toma efecto al inicio del siguiente ciclo de facturación y conservas las funciones premium hasta esa fecha.

¿Puedo cancelar mi suscripción en cualquier momento?

Sí, puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento sin penalizaciones desde "Preferencias" → "Plan y facturación" → "Cancelar suscripción". Mantendrás acceso a todas las funciones de tu plan hasta el final del período pagado. Tus datos y expedientes clínicos se conservan durante 90 días adicionales tras la cancelación.